Konec krabic od bot! Proč je digitalizace účetnictví tvojí nejlepší investicí pro rok 2026?

Autor: Daniel Müller, Tvoje Jakoby Sekretářka

Znáš to taky? Konec roku se blíží a ty s hrůzou koukáš na hromádku účtenek na stole, pomačkané faktury v přihrádce auta a v hlavě ti běží jediná myšlenka: "Tohle všechno budu muset zase dávat dohromady..." Ta pověstná krabice od bot plná dokladů není vtip, ale pro mnoho podnikatelů každoroční noční můra.

A teď si představ, že bys měl/a všechno přehledně v počítači. Každý doklad na pár kliknutí, kdykoliv a odkudkoliv. A co víc, představ si, že tenhle scénář se brzy stane nejen možností, ale i nutností. Blíží se totiž nový zákon o účetnictví, který na digitalizaci klade obrovský důraz.

Pojďme se podívat na to, proč je dobré začít hned teď a jak na to chytře a bezbolestně.

Co je to vlastně "digitální účetnictví"?

Neboj, není to žádná raketová věda. Není to jen o tom bezmyšlenkovitě skenovat papíry. Je to o vytvoření jednoduchého systému, který ti šetří práci. V praxi to znamená:

• Faktury ti chodí v PDF na e-mail místo poštou.

• Všechny doklady máš na bezpečném online úložišti (jako Google Drive, OneDrive, Dropbox).

• Účtenky z oběda nebo za benzín vyfotíš mobilem hned u pokladny a papír můžeš skoro zapomenout.

Zkrátka, je to systém, kde má každý doklad své digitální místo.

Výhody, které získáš UŽ DNES

Nemusíš čekat na nový zákon. Když začneš s digitalizací teď, získáš obrovský náskok a hned několik výhod:

• ✅ Přístup odkudkoliv: Hledáš fakturu z loňského léta? Žádný problém, na pár kliknutí ji najdeš v mobilu klidně z pláže.

• ✅ Bezpečnost: Papír se ztratí, polije kávou nebo vybledne. Digitální kopie zálohovaná na cloudu je (téměř) věčná.

• ✅ Obrovská úspora času a nervů: Konec zdlouhavého hledání a ručního přepisování. Vše je na jednom místě, připravené pro mě nebo tvoji stávající účetní.

• ✅ Budeš o krok napřed: Až bude digitalizace povinná, ty už budeš dávno v klidu. Žádný stres z přechodu na poslední chvíli.

Jak na to? Praktický návod v 5 krocích

Vypadá to složitě? Vůbec ne. Tady je jednoduchý návod, jak začít:

1. Vyber si své úložiště: Nemusíš kupovat drahý software. Pro začátek ti skvěle poslouží to, co už pravděpodobně používáš – Google Drive, OneDrive od Microsoftu nebo třeba Dropbox.

2. Vytvoř si chytrý systém složek: Pořádek je základ. Vytvoř si na úložišti hlavní složku DOKLADY a v ní podsložky podle let, např. 2025. V roční složce pak vytvoř složky pro jednotlivé měsíce: 01_Leden, 02_Unor... A v každém měsíci pak finální složky: FAKTURY_VYDANE, FAKTURY_PRIJATE, POKLADNA.

3. Chtěj všechno v PDF: Udělej si z toho zvyk. Popros své dodavatele, aby ti faktury posílali rovnou v PDF na e-mail. Ušetříš práci sobě i jim.

4. Papír ihned digitalizuj: Jakmile dostaneš do ruky papírovou účtenku, okamžitě ji vyfoť mobilem. Moderní aplikace jako Microsoft Lens nebo Adobe Scan (obě jsou zdarma) ti z fotky udělají perfektní PDF, které rovnou nahraješ do správné složky. Papírový originál si schovej, ale už s ním nemusíš dál pracovat.

5. Udělej si z toho rutinu: Nemusíš to dělat denně. Stačí si vyhradit 15 minut každou neděli večer, projít e-maily a fotky v mobilu a roztřídit všechny doklady z uplynulého týdne. Z jednorázového pekla se stane rychlá a bezbolestná rutina.

Přechod na digitál není strašák. Je to jen o zavedení několika jednoduchých návyků, které ti ve výsledku darují desítky hodin času, ušetří spoustu nervů a zajistí klidnější spánek.

Nechceš na to být sám/sama?

Rád tě celým procesem provedu, nastavíme společně systém přesně pro tebe a tvoje "papírování" se smrskne na pár kliknutí měsíčně. Ozvi se mi a pojďme to probrat!